vai por mim: estabelecer processos facilita a vida
Julho.2022
Já parou para se perguntar como funcionam os bastidores dos serviços oferecidos por um pequeno negócio, e o quanto os processos que acontecem por trás da entrega podem impactar diretamente no retorno financeiro?
Em geral, quando falamos sobre negócios de um porte menor estamos falando de pessoas que precisam executar muitas tarefas diferentes. É o atendimento feito com o cliente, administrar a própria agenda, avançar com a comunicação e prospecção de novos clientes, emitir nota, conferir pagamentos, enfim a lista é longa. E todas essas atividades ficam centralizadas em um ou poucos profissionais.
Acontece que quando essas atividades não estão claras, acabam levando mais tempo do que se imagina ou pior, esquecidos e resultando num mau atendimento ao cliente.
Se o seu tempo já está um tanto restrito e um dos seus objetivos é aumentar a capacidade de faturamento dos serviços que oferece, sugiro fortemente um olhar cuidadoso para a forma como os processos têm se dado no dia a dia, tanto pra você como para a sua equipe.
Como o tempo é um recurso finito, é importante ter clareza sobre o que precisa ser feito, e ter uma rotina que contemple essas atividades é crucial. E o que chamamos de processos é tudo aquilo que a gente consegue estabelecer passo a passo. Uma sequência de coisas que precisam ser feitas a partir do momento que outras já foram executadas.
Isso é interessante para que seja viável delegar funções quando for o momento ou simplesmente para conseguir ter um melhor aproveitamento do seu próprio tempo.
Aproveitar bem o tempo disponível é o mesmo que aumento de produtividade ou de descanso, o que pode refletir diretamente em melhor qualidade de vida, melhora de resultados financeiros ou em ambos.
Para ficar mais palpável, quero compartilhar um pouco de um dos mini-processos que acontecem internamente por aqui e que costumo aplicar no meu dia a dia.
Como funciona parte do meu processo financeiro
Vamos supor que eu acabei de realizar uma primeira reunião gratuita, – onde entendo quais são os objetivos daquele possível cliente e como eu posso ajudar – apresentei uma proposta personalizada de trabalho, e a pessoa já me indicou que quer iniciar a consultoria financeira. (Esse é um gatilho também para outros processos, mas vou focar aqui no financeiro, ok?)
Assim que recebo o aceite da proposta, já coloco no meu aplicativo de CRM e na minha planilha as informações que foram acordadas, como: forma de pagamento, data de vencimento, valor, número de parcelas…
Tudo isso já fica registrado e eu não preciso continuar com essas informações memorizadas ou perdidas em alguma conversa de WhatsApp. O CRM é o lugar que minha assistente tem acesso (e assim não precisa me consultar para saber o que ficou combinado na hora de realizar as cobranças), e na planilha eu consigo acompanhar mais de perto se houver algum atraso. Isso evita que eu precise voltar a confirmar estas informações com o cliente ou que eu perca prazos, além de me fazer ganhar tempo.
Esse simples processo de anotar as informações em lugares pré-determinados traz o benefício de eu não precisar dedicar a minha atenção e memória a coisa registráveis, liberando espaço mental para outras coisas mais relevantes.
Dependa menos da sua memória
Outro ponto que pode ser interessante na hora de documentar e estabelecer processos é contar com o apoio de ferramentas. Na parte de vendas, por exemplo, o acompanhamento por aqui é feito com uma plataforma de CRM (Pipedrive), que foi a que entendi ser adequada para atender a demanda que chega para mim. Para facilitar o processo de agendamentos, uso o agendador do Google (assim não preciso “negociar” horários sempre que uma nova reunião for marcada). E assim por diante.
Agora, para não se perder entre os tantos apps disponíveis, é interessante que se olhe para dentro. Entender qual é o momento do seu negócio é o que vai direcionar a decisão de aderir a novas ferramentas ou não.
Acompanhando pequenos negócios vejo que a probabilidade de se deslumbrar e afogar em aplicativos desnecessários antes da hora é algo bem comum. A busca pela simplicidade é algo que deveria estar sempre no radar, portanto busque os recursos que vão te apoiar no dia a dia, mas nada de firulas.
Uma sugestão para você começar
Experimente escrever em uma folha de papel ou em um bloco de notas todas as tarefas que normalmente você executa. Ao terminar, busque entender quais são aquelas que você gostaria de otimizar ou as que tomam mais tempo em sua rotina e comece por aí.
É mais fácil preocupar-se em entender o que tornaria a sua rotina mais leve do que em querer arrumar a casa inteira de uma vez. Dificilmente “documentar tudo” será uma boa opção. Até porque, quando alguma mudança acontece, precisamos de tempo para internalizar. Faz parte da curva de aprendizado. É bem interessante quando essa organização se dá de forma espaçada, assim existe tempo de teste e de adaptação.
Saber que as informações importantes estão registradas e que as etapas estão claras, facilita não só na execução mas também a depender menos da memória (que é falha e demanda muita energia) e a ficar menos suscetível a erros.
E se você quer compartilhar um pouco de como faz por aí, ou quer tirar dúvidas mais específicas sobre o que pode funcionar em cada realidade, te faço o convite a me escrever. Vai ser um prazer esticar a conversa com você.